Nell’attività lavorativa di tutti i giorni è molto importante avere una comunicazione scritta che sia efficace e corretta. In questa guida vediamo insieme le tappe fondamentali che è opportuno ricordare e mettere in pratica per ottenere una comunicazione scritta efficace.
Raccolta delle informazioni. Nella fase iniziale, è bene raccogliere quante più informazioni possibili riguardo al destinatario e al contesto della comunicazione. Un background di conoscenza relativamente al mercato, alla concorrenza e più in generale al tema trattato consente di acquisire credibilità presso gli interlocutori.
Clustering. Il clustering è una tecnica di pre-scrittur che consente di esplorare e sviluppare diverse idee senza il vincolo della linearità. Per iniziare un “cluster”, scegliere una parola dal significato centrale rispetto al messaggio che si vuole comporre, scriverla al centro di un foglio e chiuderla in un cerchio. Per esempio usiamo la parola “casa.” Successivamente, si scrivono attorno tutte le parole che vengono in mente pensando alla parola “casa” e per ogni nuova parola si ripete l’operazione. Poi collegare ulteriormente le parole appartenenti ai sotto-cluster per evidenziare possibili associazioni.
Scegli lo stile giusto. Esistono vari modi per dire la stessa cosa. In pratica non esiste uno stile migliore di un altro. A seconda delle situazioni, si può adottare uno stile narrativo o burocratico, più o meno formale, autorevole o accomodante. L’importante non è utilizzare lo stile a noi più congeniale, bensì impiegare quello più adatto alla situazione e che ci avvicina di più al nostro destinatario e allo strumento che utilizziamo.
Stesura della bozza. Questo è un passaggio importante che richiede tempo, ma che aiuta a organizzare le proprie idee in maniera chiara e comprensibile e fa senza dubbio risparmiare tempo quando si elaborerà il discorso. La bozza deve essere riletta con attenzione e si deve controllare di avere trattato tutti i temi prefissati e di aver prevenuto eventuali obiezioni.
Correzione. La fase successiva consiste nelle rilettura del documento scritto e nella modifica di alcuni aspetti, al fine di correggere eventuali errori e aumentarne l’efficacia. In fase di editing è importante concentrarsi sulla semplificazione del messaggio. Ricordarsi di enfatizzare i punti maggiormente importanti.